RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Informacja zgodna z art. 13 i – w odpowiednich przypadkach – art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)

Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

TOPKLINIK SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Ostrołęce , ul. Alfreda Markowskiego 38, 07-410 Ostrołęka.

dalej jako „Administrator.

Administrator odpowiada za zgodne z prawem oraz bezpieczne przetwarzanie danych osobowych pacjentów, w tym danych dotyczących zdrowia stanowiących szczególną kategorię danych osobowych.

Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw wynikających z RODO:

Artur Babik – Tel. 793131668

e-mail: iod@topklinik.pl , Artur@babik.com.pl
adres korespondencyjny: ul. Alfreda Markowskiego 38, 07-410 Ostrołęka.

Jakie dane osobowe przetwarzamy

W zależności od rodzaju udzielanych świadczeń Administrator może przetwarzać w szczególności:

dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, PESEL, datę urodzenia, płeć oraz inne dane wymagane przepisami prawa;
dane kontaktowe, w szczególności numer telefonu, adres e-mail i adres zamieszkania lub korespondencyjny;
dane przedstawiciela ustawowego, opiekuna faktycznego oraz osób upoważnionych przez pacjenta;
informacje dotyczące uprawnień do świadczeń zdrowotnych;
dane dotyczące stanu zdrowia, rozpoznania, historii choroby, przebytych chorób, zabiegów i hospitalizacji;
informacje dotyczące przyjmowanych leków, alergii, wyników badań oraz zaleceń medycznych;
dane zawarte w skierowaniach, receptach, zleceniach, wynikach badań i pozostałej dokumentacji medycznej;
informacje dotyczące udzielonych i planowanych świadczeń zdrowotnych;
informacje rozliczeniowe i płatnicze – w przypadku świadczeń odpłatnych;
inne dane, których przetwarzanie jest niezbędne do udzielenia świadczenia zdrowotnego lub wynika z obowiązujących przepisów prawa.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i przetwarza wyłącznie dane odpowiednie oraz niezbędne do określonych celów.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe będą przetwarzane w celu:

identyfikacji i rejestracji pacjenta;
umawiania, potwierdzania, zmiany lub odwoływania terminów wizyt;
udzielania świadczeń zdrowotnych;
profilaktyki zdrowotnej;
diagnozy medycznej;
leczenia;
wykonywania badań diagnostycznych;
zapewnienia ciągłości opieki zdrowotnej;
konsultacji medycznych;
realizacji zaleceń i dalszego postępowania medycznego.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze oraz

art. 9 ust. 2 lit. h RODO – przetwarzanie danych dotyczących zdrowia jest niezbędne m.in. do celów profilaktyki zdrowotnej, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej i leczenia,

w związku w szczególności z:

ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej;
ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
ustawą z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia;
innymi właściwymi przepisami dotyczącymi wykonywania zawodów medycznych i udzielania świadczeń zdrowotnych.

W przypadku świadczeń realizowanych na podstawie umowy, w zakresie danych niebędących danymi szczególnej kategorii, podstawą może być również art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji medycznej

Dane osobowe, w tym dane dotyczące zdrowia, są przetwarzane w celu prowadzenia, przechowywania, zabezpieczenia oraz udostępniania dokumentacji medycznej.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 9 ust. 2 lit. h RODO oraz przepisami ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta i przepisami dotyczącymi dokumentacji medycznej.

Wystawianie dokumentów medycznych

Dane mogą być przetwarzane w celu wystawiania i obsługi m.in.:

recept i e-recept;
skierowań i e-skierowań;
zleceń;
zaświadczeń;
wyników badań;
informacji dla innych osób wykonujących zawód medyczny;
innych dokumentów wymaganych w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z właściwymi przepisami prawa medycznego.

Realizacja obowiązków w systemach ochrony zdrowia

Dane mogą być przetwarzane oraz przekazywane do systemów teleinformatycznych ochrony zdrowia w zakresie wymaganym przepisami prawa, w szczególności do Systemu Informacji Medycznej oraz systemów obsługujących e-recepty, e-skierowania i zdarzenia medyczne.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z ustawą o systemie informacji w ochronie zdrowia i innymi właściwymi przepisami.

Rozliczenia i obowiązki księgowo-podatkowe

W przypadku świadczeń odpłatnych dane mogą być przetwarzane w celu:

realizacji płatności;
wystawiania paragonów i faktur;
prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej;
realizacji pozostałych obowiązków finansowych wynikających z przepisów prawa.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze.

Jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do realizacji zawartej umowy dotyczącej odpłatnych świadczeń, podstawą może być również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dochodzenie lub obrona roszczeń

Jeżeli powstanie rzeczywiste roszczenie lub spór, dane osobowe mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawę stanowi odpowiednio:

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dochodzeniu lub obronie roszczeń;
art. 9 ust. 2 lit. f RODO – jeżeli w tym celu konieczne jest przetwarzanie danych dotyczących zdrowia.

Przetwarzanie na podstawie zgody

Jeżeli dla określonego, dodatkowego celu przetwarzania przepisy wymagają zgody pacjenta, dane będą przetwarzane na podstawie:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku danych szczególnej kategorii również
art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Zgoda jest wówczas dobrowolna i może zostać wycofana w każdym czasie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Kontakt z pacjentem

Administrator może korzystać z podanego przez pacjenta numeru telefonu lub adresu e-mail w celu organizacji udzielania świadczeń zdrowotnych, w szczególności:

potwierdzenia wizyty;
przypomnienia o terminie;
poinformowania o zmianie lub odwołaniu terminu;
przekazania informacji organizacyjnych związanych z leczeniem lub diagnostyką.

Kontakt ten odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do organizacji opieki zdrowotnej i z zachowaniem poufności informacji dotyczących pacjenta.

Odbiorcy danych osobowych

Dane pacjenta mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom lub osobom posiadającym odpowiednią podstawę prawną .

Jak długo przechowujemy dane

Dokumentacja medyczna jest co do zasady przechowywana przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.

Przepisy przewidują m.in. następujące wyjątki:

30 lat – dokumentacja pacjenta, który zmarł na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia;
30 lat – dokumentacja zawierająca dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników;
10 lat – zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją medyczną;
5 lat – skierowania na badania lub zlecenia lekarza, jeżeli świadczenie zostało udzielone;
2 lata – określone skierowania w przypadku, gdy świadczenie nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z przepisów;
22 lata – dokumentacja medyczna dotycząca dzieci do ukończenia 2. roku życia.

Pozostałe dane będą przechowywane:

przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa podatkowego, rachunkowego lub innymi przepisami;
w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;
w przypadku powstałych roszczeń lub sporów – przez okres niezbędny do ich ustalenia, dochodzenia lub obrony oraz przez okres wymagany odpowiednimi przepisami prawa.

Po upływie wymaganych okresów dane są usuwane, anonimizowane lub dokumentacja jest niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, chyba że przepisy prawa nakazują dalsze przechowywanie.

Prawa pacjenta związane z ochroną danych osobowych

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:

1) Dostępu do danych

Ma Pani/Pan prawo uzyskać informację, czy Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe, uzyskać do nich dostęp oraz – w przypadkach określonych przepisami – ich kopię.

Prawo dostępu do dokumentacji medycznej realizowane jest również na zasadach określonych w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

2) Sprostowania danych

Ma Pani/Pan prawo żądać sprostowania nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia danych niekompletnych.

Prawo to nie oznacza możliwości usuwania prawidłowo dokonanych wpisów z dokumentacji medycznej wbrew zasadom jej prowadzenia.

3) Ograniczenia przetwarzania

W przypadkach określonych w art. 18 RODO może Pani/Pan żądać ograniczenia przetwarzania danych.

Realizacja tego prawa może być ograniczona, jeżeli dalsze przetwarzanie danych wynika z obowiązujących Administratora przepisów prawa.

4) Usunięcia danych

Prawo do usunięcia danych przysługuje wyłącznie w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO.

Prawo to nie pozwala żądać usunięcia dokumentacji medycznej przed upływem ustawowego okresu jej obowiązkowego przechowywania, jeżeli Administrator jest zobowiązany przepisami prawa do dalszego przechowywania danych.

5) Przenoszenia danych

Prawo do przenoszenia danych przysługuje w przypadkach przewidzianych w art. 20 RODO, w szczególności gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.

Prawo to nie zastępuje prawa pacjenta do uzyskania dokumentacji medycznej.

6) Sprzeciwu

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ma Pani/Pan prawo wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją.

Prawo sprzeciwu nie ma zastosowania do przetwarzania, które Administrator musi wykonywać na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

7) Wycofania zgody

Jeżeli określone przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, może Pani/Pan wycofać ją w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

8) Wniesienia skargi

Jeżeli uważa Pani/Pan, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych wymaganych przepisami prawa oraz danych niezbędnych do prawidłowej identyfikacji pacjenta i udzielenia świadczenia zdrowotnego jest co do zasady konieczne do realizacji świadczenia i prowadzenia wymaganej dokumentacji medycznej.

Brak danych niezbędnych do identyfikacji, diagnostyki lub leczenia może uniemożliwić prawidłową realizację świadczenia, z zastrzeżeniem przypadków, w których przepisy prawa nakazują udzielenie pomocy niezależnie od możliwości uzyskania wszystkich danych.

Podanie danych wykorzystywanych wyłącznie do celów dodatkowych, opartych na zgodzie, jest dobrowolne.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych pacjentów do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym ani organizacjom międzynarodowym.

Monitoring

KLAUZULA INFORMACYJNA – MONITORING WIZYJNY

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 13 RODO

W związku ze stosowaniem monitoringu wizyjnego w TOPKLINIK SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Ostrołęce , ul. Alfreda Markowskiego 38, 07-410 Ostrołęka informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych osób znajdujących się w obszarze objętym monitoringiem.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych utrwalonych za pomocą systemu monitoringu wizyjnego jest:

TOPKLINIK SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

adres: Alfreda Markowskiego 38, 07-410 Ostrołęka
telefon: 668 411 023
e-mail: biuro@topklinik.pl

dalej jako „Administrator”

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych , z którym można kontaktować się w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

Artur Babik – tel. 793131668

e-mail: iod@topklinik.pl , artur@babik.com.pl
adres korespondencyjny: Alfreda Markowskiego 38, 07-410 Ostrołęka

3. Zakres monitoringu

Monitoring wizyjny obejmuje wybrane pomieszczenia oraz obszary ogólnodostępne Kliniki, w szczególności:

wejście / wyjście z budynku,
teren bezpośrednio przed wejściem,
recepcję / przestrzeń przed rejestracją,
poczekalnię,
korytarze,
parking,
teren zewnętrzny należący do Kliniki,
inne: ………………………………………………………………………………

Kamery zostały rozmieszczone w taki sposób, aby zakres obserwacji był ograniczony do obszarów niezbędnych do realizacji celu monitoringu.

Monitoring rejestruje wyłącznie obraz. Dźwięk nie jest rejestrowany.

Monitoring co do zasady nie obejmuje pomieszczeń, w których jego stosowanie mogłoby prowadzić do nieuzasadnionego naruszenia prywatności, intymności lub godności pacjentów, w szczególności gabinetów lekarskich i zabiegowych, toalet, przebieralni oraz innych pomieszczeń tego rodzaju, chyba że szczególny przepis prawa wyraźnie dopuszcza stosowanie monitoringu w danym pomieszczeniu.

4. Cel stosowania monitoringu

Monitoring wizyjny jest stosowany w celu:

zapewnienia bezpieczeństwa pacjentów;
zapewnienia bezpieczeństwa osób odwiedzających i innych osób przebywających w budynku;
zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i współpracowników;
ochrony mienia;
zapobiegania zdarzeniom mogącym zagrażać bezpieczeństwu osób lub mienia;
wyjaśniania zdarzeń związanych z bezpieczeństwem, jeżeli jest to niezbędne i zgodne z prawem.

Monitoring jest stosowany wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji wskazanych powyżej celów.

5. Podstawa prawna

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych za pomocą monitoringu wizyjnego jest:

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa pacjentów, pracowników i innych osób oraz ochronie mienia,

w związku z:

art. 23a ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, umożliwiającym prowadzenie obserwacji pomieszczeń ogólnodostępnych za pomocą urządzeń rejestrujących obraz, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pacjentów lub pracowników.

W odniesieniu do monitoringu pracowników stosowane są również odpowiednie przepisy prawa pracy.

6. Jakie dane są przetwarzane

W ramach monitoringu mogą być przetwarzane w szczególności:

wizerunek osoby;
miejsce i czas jej przebywania w obszarze objętym monitoringiem;
sposób przemieszczania się po monitorowanym obszarze;
informacje dotyczące zdarzenia zarejestrowanego przez system monitoringu.

Monitoring nie jest wykorzystywany do automatycznego rozpoznawania twarzy ani identyfikacji biometrycznej osób, chyba że Administrator wdrożyłby takie rozwiązanie na podstawie odrębnej i właściwej podstawy prawnej oraz po spełnieniu wszystkich wymogów wynikających z RODO.

7. Okres przechowywania nagrań

Nagrania z monitoringu przechowywane są przez okres:

7 / 14 dni od dnia nagrania,

po czym są automatycznie nadpisywane lub trwale usuwane.

Nagrania z monitoringu pomieszczeń ogólnodostępnych nie są przechowywane dłużej niż 1 miesiąc od dnia nagrania, zgodnie z art. 23a ustawy o działalności leczniczej.

Jeżeli określone nagranie zostanie zabezpieczone w związku ze zdarzeniem, postępowaniem prowadzonym przez uprawniony organ albo na podstawie innych przepisów prawa, może być przechowywane przez okres wynikający z właściwych przepisów lub niezbędny do realizacji obowiązku prawnego.

Po upływie właściwego okresu nagrania są usuwane lub niszczone w sposób uniemożliwiający dalsze odtworzenie danych.

8. Odbiorcy danych

Dostęp do nagrań mogą mieć wyłącznie osoby posiadające odpowiednie upoważnienie oraz podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

Dane mogą być przekazywane w szczególności:

upoważnionym pracownikom lub współpracownikom Administratora;
podmiotom zapewniającym obsługę techniczną, informatyczną lub serwis systemu monitoringu – na podstawie odpowiednich umów i przy zastosowaniu wymaganych zabezpieczeń;
podmiotowi świadczącemu usługi ochrony – jeżeli Klinika korzysta z takich usług i podmiot posiada dostęp do systemu;
Policji, prokuraturze, sądom oraz innym organom lub instytucjom uprawnionym do otrzymania nagrań na podstawie przepisów prawa.

Nagrania nie są udostępniane osobom trzecim bez odpowiedniej podstawy prawnej.

9. Prawa osoby objętej monitoringiem

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane zostały utrwalone przez monitoring, może przysługiwać prawo do:

uzyskania informacji o przetwarzaniu jej danych;
dostępu do dotyczących jej danych osobowych;
żądania ograniczenia przetwarzania;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych prowadzonego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
żądania usunięcia danych – jeżeli zachodzą przesłanki określone w art. 17 RODO i nie istnieje podstawa prawna do dalszego przechowywania nagrania.

Realizacja powyższych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO i innych przepisów prawa, w szczególności gdy nagranie obejmuje również inne osoby, których prawa i wolności wymagają ochrony.

W celu odnalezienia konkretnego nagrania osoba występująca z żądaniem może zostać poproszona o podanie informacji umożliwiających jego identyfikację, np. daty, przybliżonej godziny oraz miejsca zdarzenia.

10. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uważa Pani/Pan, że dane osobowe przetwarzane za pomocą monitoringu są przetwarzane niezgodnie z przepisami prawa, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Dobrowolność podania danych

Wejście na teren objęty monitoringiem powoduje utrwalenie wizerunku osoby znajdującej się w zasięgu kamer.

Dane nie są pozyskiwane na podstawie zgody osoby monitorowanej. Monitoring jest prowadzony na podstawach prawnych wskazanych w niniejszej informacji.

Obszar objęty monitoringiem jest oznaczony w sposób widoczny i czytelny przed wejściem w zasięg kamer.

12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane z monitoringu nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego ani organizacjom międzynarodowym.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane pozyskane za pomocą monitoringu nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały.